Công tác số hóa hồ sơ phục vụ hoạt động quản lý điều hành và nhu cầu của người dân, cơ quan, tổ chức

Theo đó, các ngành, địa phương đã ban hành kế hoạch và thành lập Tổ triển khai thực hiện công tác chỉnh lý, lưu trữ, số hóa để tổ chức triển khai thực hiện việc rà soát, sắp xếp, thống kê, chỉnh lý, số hóa hồ sơ, tài liệu và lưu trữ theo quy định nhằm đảm bảo việc tra cứu, trích lục hồ sơ, tài liệu được nhanh chóng phục vụ công tác lưu trữ lịch sử, đảm bảo không gián đoạn công tác quản lý, chỉ đạo điều hành và việc giải quyết thủ tục hành chính cho người dân, doanh nghiệp. Ưu tiên nguồn lực để khẩn trương số hóa tài liệu, trong đó tập trung số hóa các tài liệu đã được chỉnh lý hoàn chỉnh, tài liệu đang phục vụ hoạt động quản lý điều hành và nhu cầu của người dân, cơ quan, tổ chức. Đặc biệt là tài liệu lưu trữ về đất đai và các dự án đầu tư…

Theo báo cáo của các cơ quan chuyên môn, đến hiện tại một số cơ quan đã và đang liên hệ các đơn vị cung ứng để khảo sát và báo giá số hóa hồ sơ như: Văn phòng HĐND - UBND thành phố dự kiến số hóa hồ sơ vĩnh viễn khoảng 57.000 tờ, đơn vị thực hiện số hóa: VNPT Bến Cát.

Hiện nay, các cơ quan, đơn vị, UBND các xã phường đều gặp khó khăn trong công tác số hóa như: Đa số các tài liệu chưa chỉnh lý tồn đọng nhiều năm, khối lượng tương đối lớn, hàng năm cơ quan cũng không thực hiện chỉnh lý sơ bộ. Bên cạnh đó, việc số hóa hồ sơ phải đảm bảo đáp ứng tiêu chuẩn, yêu cầu theo quy định, sau khi số hóa phải đảm bảo tích hợp, kết nối liên thông để trích xuất, nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử theo quy định. Tuy nhiên, hiện tại các cơ quan đơn vị không có chuyên môn trong lĩnh vực công nghệ, quản lý tài liệu số hóa. Do vậy, các cơ quan, đơn vị, địa phương đề nghị Phòng Văn hóa, Khoa học và Thông tin hỗ trợ, hướng dẫn để thực hiện được đảm bảo theo quy định.

Trung Hiếu